Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher im Sinne der DSGVO

Verantwortlich für die Datenverarbeitung auf vereinskalender.online (Art. 4 Nr. 7 DSGVO):
Josef Fischer (ladungsfähige Anschrift siehe Impressum) · info@vereinskalender.online

Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht benannt; eine Pflicht dazu besteht nicht (Art. 37 DSGVO, § 38 BDSG).

2. Erhobene Daten

Bei der Registrierung und im Vereinsprofil erfassen wir: Vereinsname, Rubrik, PLZ und Ortschaft des Vereins, Anrede, Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse und Telefonnummer des Ansprechpartners sowie das Passwort (verschlüsselt gespeichert, niemals im Klartext). Öffentlich angezeigt werden nur Vereinsname, Rubrik, Ort und die Vereinstermine. Lädt ein Verein zu einem Termin einen Flyer hoch, speichern wir ihn bei Dropbox (Dropbox International Unlimited Company, Irland) und zeigen ihn über einen öffentlichen Link im Kalender an; wer den Link kennt, kann den Flyer ansehen. Name, E-Mail-Adresse und Telefonnummer des Ansprechpartners sind nicht öffentlich; sie dienen der Anmeldung, der Anrede in E-Mails und Rückfragen des Betreibers. Weitere Mitglieder eines Vereins werden mit ihrer E-Mail-Adresse eingeladen; je Mitglied speichern wir E-Mail-Adresse, Passwort (verschlüsselt) und Rolle (Mitglied, Vorstand, Vereinsadmin). Ist jemand in mehreren Vereinen, gilt ein Login (E-Mail und Passwort) für alle diese Vereine.

3. Zweck der Verarbeitung

Die Daten dienen ausschließlich dem Betrieb des Vereinskalenders: Identifizierung des Vereins, Authentifizierung des Accounts und Benachrichtigungen (Bestätigungs-E-Mails). Wer die Anmeldung mit Code per E-Mail einschaltet, bekommt bei jeder Anmeldung einen Code an seine Adresse; wir speichern davon nur einen Prüfwert, bis er benutzt oder nach 10 Minuten abgelaufen ist. Wird ein Gerät gemerkt, legt der Browser dafür ein technisch notwendiges Cookie für 30 Tage ab, bei uns liegt nur ein Prüfwert davon. Der Betreiber sieht die Mitglieder der Vereine (E-Mail-Adresse, Name, Rolle), um die Plattform zu betreuen. Bei Missbrauch oder auf Bitte eines Vereins kann er Rollen ändern, Zugänge löschen und eine E-Mail-Adresse dauerhaft sperren. Für eine Sperre speichern wir die Adresse, das Datum und einen kurzen Grund (berechtigtes Interesse, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), bis die Sperre aufgehoben wird.

4. Hosting und Server-Protokolle

Der Vereinskalender läuft auf einem Server der Hetzner Online GmbH im Rechenzentrum Helsinki (Finnland, EU). Bei jedem Aufruf speichert der Webserver IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Seite und Browserkennung in einem Protokoll, um Fehler und Angriffe zu erkennen (berechtigtes Interesse, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Diese Protokolle werden nach 14 Tagen gelöscht. Fehlermeldungen der Anwendung (sie können im Einzelfall eine E-Mail-Adresse enthalten) werden nach 30 Tagen gelöscht.

5. Rechtsgrundlage

Konto, Vereinsbereich, Planungsrunden und Vereinsdokumente verarbeiten wir zur Erfüllung des Nutzungsvertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) – ohne diese Daten ist die Nutzung nicht möglich. Die Telegram-Erinnerungen sind freiwillig (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Jedes Konto bestätigt bei der Registrierung bzw. beim ersten Aufruf des Vereinsbereichs, dass es diese Datenschutzerklärung gelesen hat und die Nutzungsbedingungen akzeptiert; dazu speichern wir Zeitpunkt und Fassung. Ändert sich die Erklärung wesentlich, wird erneut gefragt.

6. Speicherdauer

Accounts werden auf Anfrage gelöscht. Schreib dazu an info@vereinskalender.online. Eingetragene Termine bleiben auch nach dem Termin gespeichert – der Verein sieht sie in seinem Bereich und kann sie als Vorlage für das nächste Jahr nutzen. Ein Verein kann seine Termine jederzeit löschen; sie werden dann nicht mehr angezeigt, intern bleibt ein Vermerk, damit derselbe Termin beim nächsten Abruf von Gemeinde-Webseiten nicht wieder auftaucht. Wird das Vereinskonto gelöscht, werden auf Wunsch auch alle Termine des Vereins gelöscht. An einem Termin vermerken wir, welches Konto ihn angelegt, geändert oder gelöscht hat – als interne Konto-Nummer, nicht mit E-Mail-Adresse. Das interne Protokoll (welches Konto wann Termine, Rollen oder Einstellungen geändert hat) wird nach 12 Monaten gelöscht; die Bestätigung dieser Datenschutzerklärung bleibt als Nachweis, solange das Konto besteht.

7. Benachrichtigung des Betreibers

Bei einer neuen Registrierung erhält der Betreiber über den Messenger Telegram eine Nachricht mit Vereinsname, Ortschaft, Name, E-Mail-Adresse und Telefonnummer des Ansprechpartners, um die Anmeldung freizugeben. Scheitert eine E-Mail, meldet das System die Zieladresse ebenfalls dort.

8. Termine aus PDF oder Foto übernehmen

Lädt ein Verein einen Terminplan als PDF oder Foto hoch, wird die Datei zur Texterkennung an die KI Claude der Anthropic PBC (USA) übermittelt. Anthropic verarbeitet die Datei nur zur Beantwortung und nutzt sie nicht zum Training; die Übermittlung in die USA stützt sich auf die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission im Auftragsverarbeitungsvertrag von Anthropic. Bitte keine Dokumente mit Personendaten hochladen, die über die Termine hinausgehen. Vereinsdokumente (Ziffer 11) werden nie an eine KI übermittelt.

9. E-Mail-Dienst

E-Mails werden über Mailjet (Sinch Mailjet SAS, Frankreich) versendet, bei einer Störung ersatzweise über Brevo (Sendinblue SAS, Frankreich). Dabei werden die Ziel-E-Mail-Adresse und der Inhalt der Mail an Mailjet übermittelt. Öffnungen und Klicks auf Links werden nicht ausgewertet – die Links zeigen direkt auf vereinskalender.online.

10. Entwürfe und Planungsrunden

Termine, die ein Verein als Entwurf speichert, sind nicht öffentlich. Sie sehen nur der Verein selbst und die Vereine einer Planungsrunde, der er beigetreten ist. In einer Planungsrunde wird ein Verlauf geführt (welcher Verein wann beigetreten ist, Termine geändert, bestätigt oder veröffentlicht hat) – nur mit Vereinsnamen und Terminen, ohne Personendaten. Schließt der Organisator die Runde ab, wird dieser Stand als Ergebnis für die beteiligten Vereine festgehalten.

11. Vereinsdokumente

Im Vereinsbereich kann ein Verein Protokolle, seine Satzung und andere Unterlagen ablegen – als hochgeladene Datei oder direkt geschrieben. Diese Dokumente sind nicht öffentlich. Sie sehen nur die angemeldeten Admins und Mitglieder dieses Vereins (Dokumente „nur Vorstand“ nur Admins und als Vorstand markierte Mitglieder); anlegen, ändern und löschen können nur die Vereinsadmins. Die Dateien liegen auf dem Server des Vereinskalenders (Hetzner Online GmbH) und in der nächtlichen Sicherung, die zusätzlich verschlüsselt bei Dropbox liegt. Der Betreiber sieht die Inhalte nicht ein. Gelöschte Dokumente sind sofort weg, aus den Sicherungen nach spätestens 30 Tagen; wird das Vereinskonto gelöscht, werden alle Dokumente des Vereins mit gelöscht. Für den Inhalt – auch für Namen von Mitgliedern in Protokollen – ist der Verein verantwortlich; der Betreiber verarbeitet diese Daten in seinem Auftrag nach dem AV-Vertrag, den ein Vereinsadmin zum Freischalten des Bereichs abschließt (dort auch die Unterauftragnehmer). Wer ein Dokument angelegt, geändert, angesehen, heruntergeladen oder gelöscht hat, wird mit Konto und Zeitpunkt protokolliert und den Vereinsadmins angezeigt; diese Einträge werden nach 12 Monaten gelöscht.

12. Telegram-Terminerinnerungen (freiwillig)

Wer den Telegram-Bot für Terminerinnerungen nutzt, speichert damit freiwillig seine Telegram-Chat-ID sowie die ausgewählten Vereins-Abonnements auf unserem Server. Diese Daten werden ausschließlich zum Versand der gewünschten Erinnerungen verwendet. Abmelden ist jederzeit mit dem Befehl /stop im Bot möglich – dabei werden alle gespeicherten Daten gelöscht. Eine Löschung ist auch per E-Mail möglich.

13. Rechte

Auskunft, Berichtigung, Löschung deiner Daten: Schreib an info@vereinskalender.online. Beschwerderecht bei der zuständigen Datenschutz-Aufsichtsbehörde.